ИИ для руководителя: пять вопросов к 1С словами

Как это устроено, в двух абзацах

Вы пишете вопрос обычными словами. Система переводит его в запрос к базе 1С, считает и показывает таблицу. Рядом подписано, что именно считали, за какой период и по каким данным. Искусственный интеллект цифры не трогает, он только строит запрос и объясняет результат.

И главное, что отличает честную систему от красивой: если ответа в данных нет, она так и пишет. Ниже пять вопросов с нашей собственной базы и один, на который ответа не было. Названия клиентов скрыты, пропорции и сроки настоящие, суммы сдвинуты примерно на девять процентов.

Вопрос 1. Кто из крупных клиентов нам почти ничего не приносит

Считаем прибыль по клиенту: выручка минус себестоимость часов, за двенадцать месяцев, дочерние фирмы сводим в группу. Период именно год: в помесячном разрезе проектный клиент выглядит то прибыльным, то убыточным, потому что выручка падает одним месяцем, а себестоимость другим.

Ответ, который мы получили: клиент на 26-м месте по выручке и за пределами первой сотни по прибыли. За год заплатил 1,64 миллиона, принёс девять тысяч. Семь месяцев из двенадцати были убыточными. Абонплата не двигалась, а работ он забирал от 40 до 287 тысяч в месяц. Наш час у него стоил 2 200 рублей при средних по компании 4 300.

Оговорка, которую система показывает сама: прибыль здесь без аренды, налогов и окладов руководителей. Значит, реальная картина по каждому клиенту хуже, и клиент с маржой 0,4 процента на самом деле уже минусовой.

Вопрос 2. Какие заявки зависли дольше двух недель и на ком они висят

Считаем заявки в незакрытых состояниях старше двух недель, по всему, что открыто на сегодня.

Ответ удивил: пробка не там, где её искали. 1 720 работ уже сделаны и ждут, пока менеджер их примет, в среднем 115 дней. У специалистов висит вчетверо меньше. И самое дорогое: по 447 заявкам нет ни одного акта. Работа выполнена, документы клиенту не выставлены.

Оговорка: поле «на ком задача сейчас» заполнено только у четверти заявок. Фамилия в отчёте означает «кто последним работал», а не «кто виноват». Эту разницу стоит держать в голове до разговора с людьми.

Вопрос 3. По каким контрагентам не хватает закрывающих документов

Считаем наши акты без подписи клиента за двенадцать месяцев.

Ответ: работой закрыто 7,5 миллиона, бумагой нет. 608 актов без подписи у 360 контрагентов. У одного контрагента 19 актов, старший ждёт подписи 386 дней. Ещё почти три тысячи актов есть только сканами, оригиналов в архиве нет.

Оговорка: даты подписания в базе нет, только отметка. Поэтому «сколько ждём» считается от даты акта, а не от дня отправки на подпись. Реальное ожидание короче.

Вопрос 4. По каким постоянным клиентам выручка падает второй месяц подряд

Постоянные это те, у кого выручка была все шесть месяцев подряд. Смотрим три последних закрытых месяца и ищем, где каждый месяц ниже предыдущего.

Ответ: падают четверо из 34 постоянных. Хуже всех один клиент: с 819 тысяч в мае до 205 тысяч в июле, минус три четверти объёма за два месяца. Это видно раньше, чем менеджер придёт с этим сам.

Оговорка: июль отпускной месяц, часть падения сезонная. Два месяца это короткая база, повод позвонить, а не диагноз «клиент уходит».

Вопрос 5. Сколько заработали за месяц и на чём

Этот вопрос самый частый и самый скучный, поэтому коротко. Деньги от клиентов и коммерческие часы у нас приходят на главный экран сами, по расписанию, за период с первого числа, а маржинальность услуг за последний полный месяц: внутри незакрытого месяца она недостоверна. Приложение читает готовый снимок данных, а не базу напрямую: если источник недоступен, экран не падает, а показывает старую дату и пометку «данные не обновились».

По дороге нашли собственную ошибку: выручка считалась с НДС, маржа была завышена на 2,5 процентных пункта. После исправления показатель июля оказался ниже минимума, и плитка на экране покраснела. Это и есть польза: не красивая панель, а цифра, которой можно верить.

Вопрос, на который честный ответ «не могу»

«Хватит ли денег на зарплату и налоги в следующем месяце». В базе есть только факт перечисления налогов. Начисленных обязательств нет, платёжного календаря нет. Любая цифра здесь была бы выдумкой, поэтому система отвечает: не могу, вот что нужно, чтобы смогла. Нужен реестр предстоящих платежей и обмен с банком.

То же самое с «кто из менеджеров отстаёт от плана»: планов в базе нет ни в каком виде. Факт по менеджерам система покажет полностью, план только когда появится источник.

Если подрядчик на такие вопросы отвечает цифрой, а не вопросом «откуда её взять», это плохой подрядчик.

Что с этим делать

Разовый разбор одного управленческого вопроса на данных вашей 1С у нас стоит от 180 000 рублей. Список зависших заявок каждую неделю на почту ответственным, это агент-наблюдатель, от 320 000 рублей. Но начать мы советуем с экспресс-разбора за три рабочих дня, от 45 000 рублей: это разговор без доступа к базе, на котором мы вместе выбираем вопросы и определяем, какие данные понадобятся, чтобы на них ответить. Все цены «от», без НДС. Это полезно пройти до того, как платить за панель.

Живая демонстрация по ролям есть на нашей главной: собственнику, генеральному директору, главному бухгалтеру, руководителю отдела.