Промпты для работы в офисе: семь заготовок и два запрета

Почему готовые списки не помогают

К нам приходят с одной и той же историей. Подписка на нейросеть куплена и лежит мёртвым грузом. Кто-то в компании пробует ИИ втихую для себя и находками не делится. И непонятно, дело в инструменте или в том, что задача не сформулирована.

Почти всегда дело в задаче. Промпт работает как поручение новичку в первый рабочий день. Человек старается, но про вашу компанию не знает ничего. Сделает он ровно то, что вы написали, а проверять результат всё равно вам.

Рабочий запрос собирается из пяти частей:

1. Кто читатель результата: клиент, директор, новичок.
2. Исходные данные. Их вставляют в запрос целиком, а не пересказывают.
3. Что сделать: одно действие, а не пять.
4. В каком виде нужен ответ: письмо, таблица, список.
5. Что делать, если данных не хватает. Всегда одно и то же: «спроси, не выдумывай».

Пятую часть пропускают чаще всего, и зря. Без неё модель заполнит пустое место правдоподобной выдумкой.

Промпты для работы с текстом: письма, протоколы, инструкции

Письмо о просроченной оплате. «Ниже строки акта сверки с клиентом. Напиши письмо бухгалтеру клиента: вежливо, без угроз, с номерами и датами неоплаченных документов и общей суммой. Суммы бери только из строк ниже, ничего не складывай сам. Если в строках чего-то не хватает, напиши, чего именно».

Протокол совещания. «Ниже расшифровка встречи. Сделай протокол: решения, поручения, ответственный и срок по каждому поручению. Если срок или ответственный не прозвучали, поставь пометку "не назначено", не придумывай».

Инструкция для новичка. «Ниже я своими словами описал, как оформляю возврат от покупателя в 1С. Преврати это в инструкцию по шагам для человека, который делает это впервые. Каждый шаг с новой строки. Если между шагами не хватает действия, задай мне вопрос».

Сокращение регламента. «Ниже раздел регламента. Сократи его вдвое и упрости язык, смысл и обязанности не меняй. Отдельным списком покажи, что ты убрал».

Последняя строка в четвёртой заготовке важнее самой заготовки. Модель охотно выбрасывает неудобные оговорки, и без списка вы этого не заметите.

Эти же четыре заготовки годятся как промпты для работы с документами. Вместо расшифровки или черновика вставляете договор, регламент, приказ.

Промпты для работы с цифрами из 1С

Здесь первое правило звучит так: чат не считает. Расчёты делает система, а не нейросеть. Модель объясняет и формулирует, но за арифметику не отвечает.

Объясни отчёт. «Ниже таблица из отчёта по продажам за два месяца. Объясни простыми словами, что выросло и что упало. Ничего не пересчитывай, опирайся только на числа из таблицы. Если для вывода данных мало, так и скажи».

Задание на отчёт. «Мне нужен отчёт в 1С: какие заявки открыты дольше двух недель и на ком они висят. Составь задание программисту: какие поля вывести, какой период и отбор, как сортировать. Если не хватает уточнений, перечисли вопросы, которые надо задать мне».

Проверь мой вывод. «Ниже мой вывод и данные, на которых он построен. Найди слабые места: где вывод не следует из данных и какое другое объяснение возможно».

Седьмая заготовка у нас любимая, и вот почему. Мы искали недельные показатели, которые заранее предупреждают о падении маржи. Проверили тринадцать кандидатов на своих данных и забраковали двенадцать. Каждый из них выглядел убедительно, пока его не попросили опровергнуть. Если попросить модель подтвердить ваш вывод, она, скорее всего, подтвердит. Просите искать дыры.

Чат GPT для работы: два запрета

Прежде чем пускать чат GPT для работы в отдел, договоритесь о двух запретах.

Не вставляйте в публичный чат чужие данные. Зарплаты, паспорта, клиентская база, договоры с реквизитами. Всё, что ушло в запрос, ушло на чужой сервер. Обезличьте или не вставляйте вовсе.

Не берите из чата цифры и ссылки на закон без проверки. Номер статьи, ставка, срок, сумма проверяются по источнику. В своих решениях мы требуем от системы того же: ответ идёт со ссылкой на документ, а если подходящего документа нет, она отвечает «не найдено».

Эти два правила стоит записать на бумаге и раздать сотрудникам до того, как раздавать подписки.

Промпты для бизнеса: как сделать, чтобы они прижились

Промпты для бизнеса, выложенные списком в общий чат, обычно там и остаются. Приживается то, что сотрудник один раз сделал своими руками на своей задаче.

Мы для этого проводим «День с ИИ для руководителей»: один день занятий плюс подготовка, от 80 000 ₽. На выходе десять готовых рабочих шаблонов под задачи вашей компании и группа руководителей, которые ими уже пользовались на занятии.

Если учить надо не только руководителей, есть обучение по ролям: продавцы, бухгалтерия, поддержка. Не общий курс про нейросети, а разбор конкретных рабочих ситуаций. От 240 000 ₽, три-четыре недели. Вместе с шаблонами каждая группа получает письменные правила «что делать нельзя».

А начать можно сегодня и бесплатно. Возьмите одну заготовку из этой статьи, вставьте в неё настоящую задачу и посмотрите, чего не хватило. Обычно не хватает исходных данных.